Passos para Organizar Torneios

Caros Enxadristas Baianos e Organizadores de Torneio.
Seguindo a meta da FBX de viabilizar melhores condições para o desenvolvimento do Xadrez Baiano, estou disponibilizando um Passo a passo para organização e execução de Torneios, para facilitar estes procedimentos, principalmente aos marinheiros de primeira viagem.
Julgo ter observado as principais informações que devem conter em um documento deste porte, mas não encerro a questão. Como já foi dito, sou humano, e posso ter cometido algum equívoco ou esquecimento. Estou aberto às observações no sentido de melhorar este trabalho.
Participe enviando suas sugestões para anwilter@gmail.com
Espero ter sido útil ao propósito de nossa nobre causa.
Wilter Pereira Vieira - Diretor da FBX

PASSO A PASSO DA ORGANIZAÇÃO E EXECUÇÃO DE TORNEIOS



1. DA FILIAÇÃO DO ORGANIZADOR.

O primeiro passo para qualquer atividade oficial junto a FBX, é a filiação do Clube, Associação, Departamento, ou Pessoa que pretende organizar torneios oficiais ou oficializados pela FBX.
Oficiais são todos os Torneios de responsabilidade da FBX e que em geral apontam representantes para os diversos Torneios, também oficiais da CBX ou órgão enquadrante (FIDE, CSAX, CAX, etc...). Estes torneios só podem ser repassados aos Clubes, Associações ou Departamentos Filiados interessados. (o regulamento destes torneios Oficiais já se encontra disponível no Site da FNX, no link Regulamentos.
Oficializados, são todos os torneios que cumprem com as regras previstas para oficialização sem, porém, se enquadrarem na situação de Oficiais (Torneios Abertos do Clube Baiano de Xadrez, Torneios Escolares Internos e muitos outros).

2. DA DECISÃO DA DIRETORIA.

A decisão de realização de um Torneio deve, sempre que possível, ser discutida e aprovada em Reunião de Diretoria do Clube ou similar que organizará o evento.

3. DA ESCOLHA DE DATAS.

A escolha das datas que se pretende realizar o evento é de suma importância.
O Organizador deve, sempre que possível, verificar os calendários de agendas disponíveis na Internet, a fim de não coincidir as datas escolhidas, com as datas de outros eventos já agendados, principalmente se este outro evento for influir de alguma forma no sucesso do seu evento, e por conseqüência no sucesso do evento já agendado.
A escolha das datas deve também levar em consideração a disponibilidade do local onde será realizado o Evento, motivo pelo qual é aconselhável obter a garantia da disponibilidade do local para depois confirmar as datas a serem utilizadas.
Sugerimos verifiquem sempre, o agendamento CBX www.cbx.org.br, o agendamento FBX www.fbx.com.br, e todos os agendamentos de estados e cidades, próximas da sua, que lhe possam fazer concorrência, e procurem na medida do possível evitar as datas já agendadas, mormente se a expectativa de participação for da mesma classe de enxadristas destes torneios já agendados.
É aconselhável verificar o calendário esportivo geral de sua cidade para as datas propostas, pois há eventos (um grande jogo de futebol, por exemplo) que podem concorrer de maneira profunda na respostas do público alvo, prejudicando sobremaneira o sucesso do seu evento.

4. DA CONFECÇÃO DO FOLDER.

O folder do Evento é a melhor ferramenta de obtenção de patrocínios e propaganda do evento para o público alvo.
Deve ser o mais completo possível, sem ser demasiadamente longo.
No Informe nº 7 da FBX (vide Site) incluímos um modelo a ser observado dentro das peculiaridades do evento.
O folder a ser publicado na Internet, deve ter todos os itens necessários, independentemente do tamanho.
Já o que será impresso, para divulgação em escolas, clubes, etc deverá primar pela estética, porém com todas as informações básicas possíveis.

5. DA DIVISÃO DAS MISSÕES.

É aconselhável que se estabeleça uma divisão das missões entre os componentes da Diretoria do Clube Organizador a fim de que todos participem e principalmente que não se sobrecarregue a figura de um só companheiro da diretoria.
Várias missões compõem o cardápio de uma organização de torneio e não necessariamente nesta ordem, nem só estas:
Confecção do Folder;
Confecção dos tabuleiros (caso se pretenda utilizar a logo e lema do patrocinador nos tabuleiros, como forma de fortalecimento da parceria com o patrocinador);
Obtenção da autorização para uso do local onde se pretende realizar o evento;
Contato com a mídia impressa, falada e televisionada a fim de proceder à divulgação do evento nos meios possíveis.
onfecção de faixas e cartazes para divulgação;
ontratação ou preparação do pessoal de Arbitragem;
Aquisição da premiação (troféus e medalhas);
Confecção das planilhas;
Confecção dos formulários de Justificativas para falta a rodadas, abandono, apelação e recibo de taxa para apelação;
Confecção dos recibos e formulários de inscrição; (Prever no formulário de inscrição, alem das informações de nome completo, data de nascimento, email e cidade que representará, um pequeno texto em que o inscrito se comprometa acatar todos os Regulamentos FIDE em vigor incluindo o Regulamento Específico deste Torneio e ainda proceder com dignidade cavalheiresca sempre, e quando houver ou presenciar ato atentatório ao bom desenvolvimento do Xadrez, participar à direção ou à arbitragem do Torneio para que sejam tomadas as devidas providências.)
Aquisição de material de apoio ao evento (água, biscoitos, fita adesiva, quadro mural, folhas, cartuchos de thoner para impressora, computador e impressora);
Contratação de pessoal para instalação de uma lanchonete no local da disputa, ou acertar o funcionamento, de pelo menos uma que já exista próximo ao local do evento;
Contratação de fotógrafo para registrar o evento;
Contratação de transporte de apoio ao evento;
Providenciar formulários de recibos de TAF (Taxa Anual Federativa);
Inscrições: É aconselhável que haja apenas uma pessoa encarregada de proceder às inscrições, e é desejável que, na medida do possível, esta pessoa seja o Tesoureiro do Clube, oportunidade em que poderá interceder no interesse do Clube, sem descuidar das Taxas FBX e CBX, quando for o caso.
A Comissão de apoio, deve, sempre que possível, ser formada por pessoas que não tenham sido distinguidas com nenhuma outra missão, pois suas missões são muitas e requerem muita coordenação e dedicação. Deve conter o numero de pessoas adequado ao tamanho do evento. Terá várias missões de suma importância para o sucesso do evento dentre elas, e novamente não necessariamente só estas:
1 – Auxiliar no transporte de material;
2 – Auxiliar na arrumação do local;
3 – Auxiliar no controle de entrada e saída de pessoas no local da competição;
4 – Controlar o uso de Água e Cafezinho, caso haja, mantendo a limpeza do local, sempre;
5 – Controlar o uso de equipamentos existentes no local do evento, pertencentes ao cedente do espaço (todo e qualquer equipamento), bem como os equipamentos pertencentes ao Organizador;
6 – Montar e controlar um local de guarda de materiais dos enxadristas com fornecimento de senhas para posterior retirada; (se for o caso);
7 – Auxiliar na manutenção da limpeza dos locais de competição incluindo o salão de jogos, a sala de análises de partidas ou posições, o hall de entrada do salão jogos e sala de análises, os banheiros disponibilizados para o evento (revisar sempre após o início de cada rodada e no final do evento); sala de apuração e corredores utilizados para o acesso ao local do evento;
8 – Auxiliar na desmontagem da estrutura;
9 – Auxiliar no transporte e devolução do material alheio e no transporte e guarda do material próprio;
10 – Fazer um pente fino no final de tudo para garantir a qualidade da limpeza e manter uma muito boa impressão ao Órgão, Escola ou Clube, que emprestou o local, e desta forma manter as portas abertas para futuros eventos.

6. DA ABERTURA DO TORNEIO.

É aconselhável que se observe o horário previsto para encerramento de inscrições, como realmente sendo o limite, PARA TODOS.
Encerradas as Inscrições, a Equipe de Arbitragem, imediatamente finaliza os trabalhos de lançamento dos dados das inscrições no programa a ser utilizado, enquanto a Organização inicia os trabalhos da Abertura Oficial do Torneio. (prever equipamento de som)
É aconselhável que esta Abertura seja formal, com direito a Discurso (breve) do Organizador, do (s) Patrocinador e Outros que por muito importantes, devam utilizar o momento para transmitir alguma mensagem ou dar as boas vindas, etc.
Caso seja possível, pode-se prever a execução de hinos atinentes as entidades envolvidas e Hino Brasileiro.
7. DO CONGRESSO TÉCNICO

É aconselhável que se observe o horário previsto para inicio e término do Congresso Técnico, a fim de não atrapalhar o bom andamento do Torneio.
Tão logo termine a Abertura Oficial, pode e deve ser iniciado o Congresso Técnico a Cargo do Arbitro Principal.
Este assunto encontra-se bastante esmiuçado no Modelo de Folder publicado no Informe nº 7. Porém não se trata de trabalho acabado. Apreciaremos todas as colaborações no sentido de melhorá-lo.
Mencionar o prazo para recursos quanto a dúvidas no informativo e planilha de resultado final, para entrada de recursos, por quem se achar prejudicado. (ver no item nº 9 – DA APURAÇÃO)
8. DO INICIO DO TORNEIO E RODADAS

É aconselhável que todas as rodadas se iniciem nos horários previstos, e tanto a Organização do Torneio bem como a Arbitragem devem envidar esforços para que assim seja.
Para tanto a Equipe de Apoio deverá realizar os seus trabalhos de preparação do local, sempre com a necessária antecedência a fim de possibilitar o sucesso neste intento.
Tão logo se inicie a primeira rodada, deve ser remetido email para o Presidente, Tesoureiro e Secretário da FBX com a relação de todos os inscritos para o evento com a situação de cada um em relação às filiações, conforme modelo:
Presidente – Paixão Barbosa paixaobarbosa@hotmail.com
Tesoureiro – Gilberto Silva gischramm@hotmail.com
Secretário – Ramon Ortega ramonk0101@hotmail.com


Para saber quais enxadristas estão com a taxa anual CBX (R$ 40,00) em dia, consultar no link Cadastro jogadores em dia 2009 no site da CBX. Lembrar que Enxadristas possuidores de Rating FIDE pagam a taxa anual CBX de R$ 70,00.
Para saber quais enxadristas estão com a taxa anual FBX (R$ 30,00) em dia, consultar no link Cadastros – Associados em dia no site da FBX.
9. DA APURAÇÃO
Tão logo termine a última rodada, a Equipe de Arbitragem deverá se reunir no local apropriado para definir a classificação final e os premiáveis, segundo o previsto no regulamento/folder do Torneio.
Antes de fornecer o Informativo de Premiáveis ao Organizador, deve ser afixado em local visível a todos os participantes, as planilhas de classificação final e se possível o próprio Informativo a fim de que os interessados tomem conhecimento e reconheçam a lisura da apuração ou dêem entrada rapidamente com o pedido de reconsideração, em caso de ser verificado a possibilidade de equívoco por parte da Arbitragem. (estipular prazo – reclamações sobre esta classificação devem ser efetivadas até 20 min ou menos, conforme a quantidade de participantes) Colocar ao final do Informativo que será afixado, o horário limite para recursos, de forma bem clara como por exemplo. Prazo para recurso às 19:34 horas, ou seja, daqui a 20 minutos, pelo relógio do Arbitro Principal. (Se possível anunciar este procedimento no sistema de som)

10. DA CERIMÔNIA DE ENCERRAMENTO

É aconselhável que se observe o horário previsto para a Cerimônia de encerramento, sempre que possível. Caso a Organização perceba que poderá haver um pequeno atraso, deverá informar, no sistema de som, para a platéia sobre este pequeno atraso bem como os motivos plausíveis para tanto e solicitar a compreensão de todos, para que permaneçam no local a fim de abrilhantar a entrega da premiação.
Encerradas as apurações e terminado o prazo para recursos, sem que tenha havido recursos ou logo depois de solucionados os que houverem, a Equipe de Arbitragem, imediatamente fornecerá à Organização um Informativo com os dados referentes aos premiáveis.
De posse deste informativo o Mestre de Cerimônia poderá efetivamente iniciar a premiação
É aconselhável que esta Solenidade seja formal, com direito a Discurso (breve) do Organizador, do (s) Patrocinador (es) e Outros que por muito importantes, devam utilizar o momento para transmitir alguma mensagem ou dar parabéns aos premiados, etc. Estes discursos podem, na medida do possível, ocorrer antes da premiação.
Caso seja possível, pode-se prever a execução de hinos atinentes as entidades envolvidas e Hino Brasileiro.

11. DAS ATIVIDADES PÓS EVENTO

Após o evento propriamente dito, há ainda uma série de atividades que devem ser levadas a efeito pela Organização e Arbitragem, a saber:

PELA ORGANIZAÇÃO
Preparar matéria em formato jornalístico (suscinta) para remeter junto com (no máximo tres) fotos digitalizadas sobre o evento, para os meios de comunicação englobantes de sua Região.
Remeter a mesma matéria para publicação no site da FBX. Remeter junto todas as fotos clicadas no evento, ou pelo uma boa seleção destas.
Remeter ofício de agradecimento a todas as pessoas ou entidades que colaboraram para o sucesso do evento.
Realizar os pagamentos de taxas porventura em aberto, como TAF da FBX de novos filiados, Diferença da taxa de oficialização do torneio, taxa anual da CBX quando for o caso, taxa de cálculo de rating FBX.
Enviar comunicado via email para o Presidente com cópia para o Tesoureiro e Secretário da FBX com o relatório dos participantes, quais destes pagaram a TAF neste torneio, se possível cópia scaneada dos recibos de depósito, se não, as informações sobre estes depósitos como valor, data, nº do documento e banco (por enquanto somente Banco do Brasil) para controle da Tesouraria. Remeter ainda a relação de novos filiados com as seguintes informações, para os mesmos endereços:



PELA ARBITRAGEM

Preparar e remeter o relatório de Arbitragem para FBX e CBX dependendo do torneio ser válido para rating FBX ou CBX e FIDE respectivamente.
Incluir toda e qualquer informação atinente ao evento como, recursos, decisões do Comitê de Apelação, justificativas de atrasos, faltas e abandonos, relatório especial de casos sui generis de quebra de regras, falta de ética, e principalmente comportamentos anti desportivos, para que sejam tomadas pelo órgão enquadrante, as providências cabíveis.
Reunir toda a documentação, devidamente assinada pela Equipe de Arbitragem, em uma pasta tipo classificadora e entregar ao Organizador do Evento para arquivo.


Salvador, 25 de março de 2009
Wilter Pereira Vieira
Diretor de Desenvolvimento do Xadrez Escolar da FBX
anwilter@gmail.com

FBX - Federação Bahiana de Xadrez

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